Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою (ч. 10 ст. 11 Закону № 922). Особливих вимог до формування таких протоколів Закон № 922 не встановлює. Є лише нагадування, що уповноважена особа має:

• зазначити дату прийняття рішення;
• підписати такий протокол.

Отже, уповноважена особа оформлює протоколом всі свої рішення із зазначенням дати та переліком питань з посиланнями на положення Закону № 922 з урахуванням Особливостей, що регулюють ці питання.

Перелічимо протоколи УО для відкритих торгів відповідно до етапів проведення.

Планування

● Протокол УО про затвердження річного плану;

● Протокол УО про внесення змін до річного плану закупівель;

● Протокол УО про проведення процедури закупівлі відкриті торги та затвердження тендерної документації;

● Протокол УО про затвердження річного плану та проведення процедури закупівлі відкриті торги та затвердження тендерної документації.

Подання пропозицій

● Протокол УО про надання роз'яснень до тендерної документації;

● Протоколи УО про внесення змін до тендерної документації:

• з власної ініціативи;
• з метою усунення порушень.

Розгляд пропозицій

● Протокол УО щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції;

● Протокол УО про виправлення (усунення) учасником помилок у разі невідповідності в його тендерній пропозиції;

Відхилення

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли учасник процедури закупівлі:

• підпадає під підстави, встановлені пунктом 47 Особливостей;
• зазначив у тендерній пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів відкритих торгів, яку замовником виявлено згідно з абзацом 1 пункту 42 Особливостей;
• не надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
• не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та/або документах, що подані ним у складі своєї тендерної пропозиції, та/або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених замовником невідповідностей, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей;
• не надав обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції протягом строку, визначеного абзацом першим частини чотирнадцятої статті 29 Закону № 922 / абзацом 9 пункту 37 Особливостей;
• визначив конфіденційною інформацію, що не може бути визначена як конфіденційна відповідно до вимог пункту 40 Особливостей;
• є громадянином Російської Федерації / Республіки Білорусь (крім того, що проживає на території України на законних підставах); юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь; юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі — активи), якої є Російська Федерація / Республіка Білорусь, громадянин Російської Федерації / Республіки Білорусь (крім того, що проживає на території України на законних підставах), або юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів; або пропонує в тендерній пропозиції товари походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь (за винятком товарів, необхідних для ремонту та обслуговування товарів, придбаних до набрання чинності постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (Офіційний вісник України, 2022 р., № 84, ст. 5176).

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли тендерна пропозиція:

• не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 Особливостей;
• є такою, строк дії якої закінчився;
• є такою, ціна якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, якщо замовник у тендерній документації не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та/або не зазначив прийнятний відсоток перевищення або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації;
• не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону.

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли переможець:

• відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю;
• не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці 14 пункту 47 Особливостей;
• не надав забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
• надав недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів процедури закупівлі, яку замовником виявлено згідно з абзацом 1 пункту 42 Особливостей.

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли:

• учасник процедури закупівлі надав неналежне обґрунтування щодо ціни або вартості відповідних товарів, робіт чи послуг тендерної пропозиції, що є аномально низькою;
• учасник процедури закупівлі не виконав свої зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю з тим самим замовником, що призвело до застосування санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків протягом трьох років з дати їх застосування, з наданням документального підтвердження застосування до такого учасника санкції (рішення суду або факт добровільної сплати штрафу, або відшкодування збитків).

Визначення переможця

● протокол УО про визначення переможця та рішення про намір укласти договір

● протокол УО щодо продовження строку для укладення договору про закупівлю

Відміна закупівлі

● протоколи УО про відміну відкритих торгів у разі:

• відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг;
• неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень;
• скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг;
• коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.