Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою (ч. 10 ст. 11 Закону № 922). Особливих вимог до формування таких протоколів Закон № 922 не встановлює. Є лише нагадування, що уповноважена особа має:

• зазначити дату прийняття рішення;
• підписати такий протокол.

Отже, уповноважена особа оформлює протоколом всі свої рішення із зазначенням дати та переліком питань з посиланнями на положення Закону № 922 з урахуванням Особливостей, що регулюють ці питання.

Протоколів у роботі УО з урахуванням Особливостей у період воєнного стану справді багато. Перелічимо їх далі.

1. Протоколи УО для закупівлі без використання електронної системи

● про планування, проведення закупівлі товарів/робіт/послуг до 50 тис. гривень

● про планування, проведення закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є вищою 50 тис. гривень та меншою ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є вищою 50 тис. гривень та  меншою ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є вищою 50 тис. гривень та  меншою ніж 1,5 млн гривень, та оприлюднення звіту

● про закупівлю без використання ЕСЗ за результатами розгляду комерційних пропозицій учасників ринку

● про планування, проведення закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн гривень, та оприлюднення звіту у разі, коли:

• замовник або його відокремлений підрозділ, що здійснює закупівлю згідно з абзацом другим пункту 15 цих особливостей, перебуває на території активних бойових дій, які не були завершені на дату укладення договору про закупівлю;
• існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником;
• роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання: 

             - закупівля електроенергії у постачальника «останньої надії»
             - закупівля природного газу у постачальника «останньої надії»

• відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом. При цьому предмет закупівлі, його технічні, кількісні та якісні характеристики, проект договору про закупівлю, а також вимоги до суб’єкта, з яким укладається договір про закупівлю, не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації (крім вимог, визначених пунктом 47 цих особливостей), та сума договору про закупівлю не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено через відсутність достатньої кількості учасників процедури закупівлі (учасника процедури закупівлі), з урахуванням прийнятного відсотка перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, якщо такий прийнятний відсоток був зазначений у тендерній документації;
• після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару тим самим постачальником, якщо в разі зміни постачальника замовник буде вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призведе до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням, або у разі, коли така закупівля зумовлена змінами до галузевих стандартів у сфері охорони здоров’я. Закупівля додаткового обсягу товару в того самого постачальника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50 відсотків ціни договору про закупівлю;
• у замовника після укладення договору про закупівлю виникла необхідність у закупівлі додаткових робіт чи послуг, пов’язаних з предметом закупівлі основного договору, в того самого виконавця робіт / надавача послуг. Можливість і умови виконання таких додаткових робіт чи надання послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, укладеному за результатами проведення закупівлі. Закупівля додаткових робіт чи послуг у того самого виконавця робіт / надавача послуг здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення закупівлі;
• здійснюється закупівля послуг з адвокатської діяльності;
• здійснюється закупівля юридичних послуг, пов’язаних із захистом прав та інтересів України, у тому числі з метою захисту національної безпеки і оборони, під час врегулювання спорів, розгляду в закордонних юрисдикційних органах справ за участю іноземного суб’єкта та України;
• здійснюється закупівля послуг, необхідних для проведення спортивних заходів, спортивних змагань, заходів з фізичної культури і спорту, фізкультурно-спортивної реабілітації, що включені до Єдиного календарного плану фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України на відповідний рік;
• здійснюється закупівля товарів, робіт та послуг для/з будівництва, ремонту та інших інженерно-технічних заходів із захисту об’єктів критичної інфраструктури паливно-енергетичного сектору критичної інфраструктури за основними технічними показниками, погодженими Міненерго;
• здійснюється закупівля товарів, робіт і послуг для здійснення заходів, спрямованих на забезпечення захисту об’єктів підприємств, установ та організацій електроенергетичного, ядерно-промислового, вугільно-промислового та нафтогазового комплексів, а також для відновлення зруйнованих або пошкоджених внаслідок збройної агресії Російської Федерації таких об’єктів;
• закупівля із застосуванням електронного каталогу не відбулася або в електронному каталозі відсутній необхідний замовнику товар, якщо така закупівля була проведена відповідно до пункту 5 розпорядження Кабінету Міністрів України від 25 вересня 2019 р. № 846 «Про визначення державної установи «Професійні закупівлі» централізованою закупівельною організацією» (Офіційний вісник України, 2019 р., № 77, ст. 2660) — із змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2023 р. № 491.

2. Протоколи УО для закупівлі в електронному каталозі

Планування та проведення

● Протокол УО про планування, проведення закупівлі товарів в електронному каталозі

● Протокол УО про планування, проведення закупівлі лікарських засобів та медичних виробів на суму від 50 тис. грн згідно з додатком шляхом запиту пропозицій постачальників

Відміна закупівлі

● Протокол УО про відміну запиту пропозицій постачальників через відсутність подальшої потреби

● Протокол УО про відміну запиту пропозицій постачальників через скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі 

● Протокол УО про відміну запиту пропозицій постачальників, якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили 

Відхилення пропозицій

● Протокол УО про відхилення пропозиції переможця запиту пропозицій постачальників, який відмовився підписувати договір

● Протокол УО про відхилення пропозиції переможця запиту пропозицій постачальників, який не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 Порядку №822

● Протокол УО про відхилення пропозиції переможця запиту пропозицій постачальників, який пропонує товар походженням з рф/ рб 

3. Протоколи УО для відкритих торгів відповідно до етапів проведення

Планування

● Протокол УО про затвердження річного плану;

● Протокол УО про внесення змін до річного плану закупівель;

● Протокол УО про проведення процедури закупівлі відкриті торги та затвердження тендерної документації;

● Протокол УО про затвердження річного плану та проведення процедури закупівлі відкриті торги та затвердження тендерної документації.

Подання пропозицій

● Протокол УО про надання роз'яснень до тендерної документації;

● Протоколи УО про внесення змін до тендерної документації:

• з власної ініціативи;
• з метою усунення порушень;
• за рішенням органу оскарження.

Розгляд пропозицій

● Протокол УО щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції;

● Протокол УО про виправлення (усунення) учасником помилок у разі невідповідності в його тендерній пропозиції;

Відхилення

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли учасник процедури закупівлі:

• підпадає під підстави, встановлені пунктом 47 Особливостей;
• зазначив у тендерній пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів відкритих торгів, яку замовником виявлено згідно з абзацом 1 пункту 42 Особливостей;
• не надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
• не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та/або документах, що подані ним у складі своєї тендерної пропозиції, та/або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених замовником невідповідностей, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей;
• не надав обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції протягом строку, визначеного абзацом першим частини чотирнадцятої статті 29 Закону № 922 / абзацом 9 пункту 37 Особливостей;
• визначив конфіденційною інформацію, що не може бути визначена як конфіденційна відповідно до вимог пункту 40 Особливостей;
• є громадянином Російської Федерації / Республіки Білорусь (крім того, що проживає на території України на законних підставах); юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь; юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі — активи), якої є Російська Федерація / Республіка Білорусь, громадянин Російської Федерації / Республіки Білорусь (крім того, що проживає на території України на законних підставах), або юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь, крім випадків коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління Національному агентству з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів; або пропонує в тендерній пропозиції товари походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь (за винятком товарів, необхідних для ремонту та обслуговування товарів, придбаних до набрання чинності постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (Офіційний вісник України, 2022 р., № 84, ст. 5176).

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли тендерна пропозиція:

• не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 Особливостей;
• є такою, строк дії якої закінчився;
• є такою, ціна якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, якщо замовник у тендерній документації не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та/або не зазначив прийнятний відсоток перевищення або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації;
• не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону.

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли переможець:

• відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю;
• не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці 14 пункту 47 Особливостей;
• не надав забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
• надав недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів процедури закупівлі, яку замовником виявлено згідно з абзацом 1 пункту 42 Особливостей.

● Протоколи УО про відхилення тендерної пропозиції, коли:

• учасник процедури закупівлі надав неналежне обґрунтування щодо ціни або вартості відповідних товарів, робіт чи послуг тендерної пропозиції, що є аномально низькою;
• учасник процедури закупівлі не виконав свої зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю з тим самим замовником, що призвело до застосування санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків протягом трьох років з дати їх застосування, з наданням документального підтвердження застосування до такого учасника санкції (рішення суду або факт добровільної сплати штрафу, або відшкодування збитків).

Визначення переможця

● протокол УО про визначення переможця та рішення про намір укласти договір

Відміна закупівлі

● протоколи УО про відміну відкритих торгів у разі:

• відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг;
• неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень;
• скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг;
• коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.