Штучний інтелект у публічних закупівлях: практичні інструменти для закупівельників

Про штучний інтелект у публічних закупівлях говорять багато, але часто не обходиться без крайнощів. Хтось очікує, що він автоматично розв’яже всі проблеми — від розрахунку очікуваної вартості до відповідей на моніторинги — а хтось, навпаки, не бачить у ньому користі й вважає черговою «модною» технологією. Насправді ж ШІ у закупівлях працює не як універсальний замінник фахівця, а як помічник у роботі з даними й процесами. Він не ухвалює рішень за вас, але дозволяє швидше отримувати відповіді, бачити ризики та приймати більш зважені рішення.

У цьому матеріалі ми зосередимося не на теорії, а на практичних ШІ-інструментах і на тому, як вони вже зараз допомагають закупівельникам.

Якісна аналітика як основа рішень замовника

Уповноважена особа щодня працює з великими обсягами інформації: дані про ринок, ціни, строки процедур, звернення учасників, результати торгів, показники економії. Щоб приймати обґрунтовані рішення, ці дані мають бути доступними, структурованими й актуальними. Але на практиці аналітика часто залишається фрагментованою: частина інформації зберігається в системі, частина — у таблицях, а частина — в листуванні або нотатках. У такому режимі замовнику складно швидко оцінити ситуацію в цілому, побачити тенденції або своєчасно виявити ризики.

У цьому контексті спеціалізовані аналітичні інструменти значно спрощують роботу з даними та допомагають закупівельнику:

• аналізувати ринкові ціни та підходи до формування очікуваної вартості;

• бачити повний цикл закупівель — від оголошення до договору;

• відстежувати строки, етапи, звернення, скарги й моніторинги;

• оцінювати економію та втрати;

• аналізувати ефективність підрозділів і процесу в цілому через KPI.

Фактично мова йде про єдину точку доступу до аналітики за всіма закупівлями, що зменшує потребу в ручному зборі даних і дозволяє швидше орієнтуватися в поточному стані процедур.

Прикладом такого інструменту є Аналітичний модуль SmartTender, який поєднує в одному інтерфейсі BI-дашборди, аналітику цін та штучний інтелект для закупівель. Масштаб і швидкість роботи модуля забезпечуються обробкою великих масивів даних:

• 1 хвилина — на формування довідки очікуваної вартості;

• 7,3 млн проаналізованих товарних позицій;

• 2 млн договорів аналізуються щороку;

• 24 млн сторінок тендерної документації публікують замовники щороку.

У щоденній роботі це означає:

• менше ручного збору й перевірки даних;

• швидке розуміння стану всіх процедур;

• можливість оперативно виявляти «проблемні місця»;

• легке відновлення контексту закупівлі навіть через кілька місяців.

Там, де раніше потрібні були години на пошук і звірку інформації, аналітика дозволяє отримувати відповіді за хвилини — без втрати якості.

Чому універсальний ШІ не замінює спеціалізовану аналітику

Як відомо, деякі закупівельники використовують у своїй роботі універсальні ШІ, наприклад ChatGPT. Дійсно, вони можуть бути корисними для загальних консультацій або роботи з текстами, однак такі інструменти не створені для управління закупівельними процесами. Їхні відповіді базуються на загальних знаннях і не враховують специфіку даних, логіку процедур і вимоги публічних закупівель.

Ключове обмеження універсального ШІ в цій сфері — відсутність прямого доступу до повних і актуальних даних Prozorro. Для замовника це означає додатковий час на перевірку результатів і ризик втратити частину важливої інформації. Саме тому в публічних закупівлях найкраще працюють спеціалізовані інструменти, навчені на актуальних даних системи, кейсах та договорах, інтегровані в процес закупівель і адаптовані до реальних задач замовника.

Але тут варто зауважити: штучний інтелект — це не заміна фахівця, а його підсилення. Спеціалізовані аналітичні інструменти дозволяють:

• бачити повну картину закупівель;

• працювати з цифрами, а не припущеннями;

• приймати більш зважені рішення. 

Тож чи замінить ШІ уповноважену особу? Відповідь однозначна — «ні».
Штучний інтелект не ухвалює рішень і не несе відповідальності — це залишається зоною компетенції УО. Він не оцінює ризики в контексті конкретної ситуації, не враховує управлінські та репутаційні наслідки й не замінює професійне судження. Натомість він знімає велику частину навантаження, даючи фахівцю більше часу на контроль, аналіз і стратегічне планування закупівель.

Як майданчик SmartTender створив власну ШІ-екосистему

Майданчик SmartTender є прикладом того, як ШІ-інструменти стали логічним етапом еволюції закупівель, що пройшли шлях від ручних процесів до цифрових рішень. Окрім аналітичного модуля для замовників, команда має що запропонувати й постачальникам: